ESDH bliver ofte kun set som en IT-løsning. Men i virkeligheden er ESDH mest af alt en disciplin, hvor journalisering, arkivering, sagsstyring, dokumentstyring osv. er indeholdt. Et ESDH-system skal være et tværgående system, som håndterer dokumenter fra 'vugge til grav'. Lige fra registreringen ved modtagelsen, hvor der typisk skannes, til sagsbehandlingen og afsendelsen af afgørelsen bliver fulgt af ESDH systemet.
Der vil desuden være en grænseflade, som gør det muligt at fremsøge dokumentation som dokumenter, kort, data fra fagsystemer etc.
Selv om de største effektiviseringsgevinster først høstes, når processerne hænger sammen helt ud til borgere eller kunder, så er det vigtigt at vejen mod digitalisering gennemføres i en takt, hvor der høstes fordele ved hvert eneste skridt på vejen.
Dette kræver et godt kendskab til, hvad der skal til for at sikre, at løsning og proces bliver en succes - både på kort og på længere sigt.
Lidt forenklet kan en sund udvikling mod digital forvaltning opdeles i 3 faser:
-
Først må der etableres et fleksibelt grundsystem, som medarbejderne kan finde ud af, og som hurtigt bliver en vigtig del af det daglige arbejde.
-
Så skal medarbejdernes daglige arbejde løbende effektiviseres gennem f.eks. gradvise omlægninger af arbejdsprocesser og integration til andre nøglesystemer.
-
Endelig må relevante dele af løsningen åbnes ud mod borgere, virksomheder og andre myndigheder, så det fulde digitale samarbejde kan realiseres.
Læs mere om Software Innovations dokumenthåndteringsløsning 360°