I forbindelse med afslutning af en journalperiode og aflevering af en elektronisk journal til Statens Arkiver tilbyder Software Innovation nogle forskellige ydelser. Ydelserne tilbydes for de dokument- håndteringsløsninger, Software Innovation leverer:
- 360° Suite
- Doculive
- Opus
- ProArc
Der kan være mindre forskelle i den funktionalitet, der tilbydes i forbindelse med periodeskift og aflevering for de forskellige løsninger, og der kan være forskel i de konverteringsformater, der tilbydes at konvertere fra.
Der kan foretages aflevering på to forskellige måder:
Der foretages periodeafslutning, hvor sager og dokumenter lukkes i forbindelse med afleveringen. Uafsluttede sager og dokumenter oprettes på ny.
Der afleveres et øjebliksbillede af sager og dokumenter, og arbejdet med de uafsluttede sager fortsættes.
Hvilken afleveringsmetode der skal anvendes og hvilke data, der er relevante for afleveringen afgøres af Statens Arkiver. Der holdes et møde mellem kunden, Statens Arkiver og Software Innovation, hvor dette aftales.
Ydelser ved periodeskift
- Spærring for opdatering af afsluttede sager i standard-arkiver
- Mulighed for at foretage separat søgning i afsluttede sager
- Spærring for opdatering af afsluttede sager i specielle arkiver
- Mulighed for at foretage samtidig søgning i ny og gamle sager
- Automatisk afslutning af uafsluttede sager i gammel periode
- Oprettelse af ny database
- Nyoprettelse af uafsluttede sager med krydsreference til afsluttede
- Ændringer i journalplanen
Ydelser ved aflevering
- Vurdering og analyse af data
- Eksport af database til eksternt medie
- Udtræk af data fra standardarkiver
- Konfigurering af standardmiljø til dataudtræk og konvertering af filer
- Konvertering af standard filformater til afleveringsformat
- Validering data efter konvertering
- Klargøring af data og udarbejdelse af dokumentation til Statens Arkiver
- Projektledelse og koordinering
- Udtræk af data fra kundespecifikke arkiver
- Konfigurering af miljø til konvertering af specielle filformater
- Konvertering af specielle filformater til afleveringsformat