Bergen er den første kommunen i landet som bruker programmet OneNote for å kutte ned på papirforbruk.
- I byrådet har vi tidligere trykket opp store bunker med papirer hver uke. Nå trykker vi ikke opp ett eneste papir mer. Det handler om å bli mer effektive, men først og fremst skal vi være mer skånsomme overfor miljøet, sier byrådsleder Monica Mæland i Bergen kommune.
Miljøbesparelsene var et sentralt element når kommunen gikk over til papirløs saksbehandling for de 20 personene i byrådet. Når Bystyret tar i bruk løsningen i løpet av 2009 betyr det en ytterligere reduksjon på 3.000.000 A4-ark.
For å produsere 3.000.000 A4 sider går det med:
- 400 trær
- 1.200.000 liter vann
- 210 tonn CO2-ekvivalenter
- Årlig kostnad på 2.400.000 kr
Programmet som brukes er standard programmet OneNote. OneNote er en del av Microsoft Office 2007 og kan beskrives som en elektronisk notatbok med avansert funksjonalitet. OneNote har i tillegg søkefunksjoner som gjør det enkelt å søke opp og gjenfinne informasjon i sakspapirer og annen dokumentasjon. Byrådene bruker en Tablet PC med mulighet for å bruke håndskrift på skjermen for å notere inn i elektroniske dokumenter. Med en egen merkepenn kan de skrive kommentarer og foreta understrekninger i dokumentet på samme måte som man tidligere har gjort med fysisk papir.
- Samarbeidsprosjektet med Bergen kommune er et glitrende eksempel på en nyskapende løsning basert på standard programvare fra Software Innovation og Microsoft. Brukernes ønsker og behov har stått fremst, sier Dagfinn Kolstad, direktør for offentlig sektor i Microsoft Norge.
- Det spennende med Bergen kommunes prosjekt er at det digitaliserte sluttproduktet nesten hundre prosent gjenspeiler hvordan en har jobbet med papir tidligere. Nøkkelen til suksess er å gjøre teknologiske løsninger ekstremt brukervennlig, sier Jan Kirkerud, konserndirektør i Software Innovation, og legger til at løsningen også egner seg for lignende bruksområder i privat sektor.