E-posthåndtering

Strengere regler for e-posthåndtering er underveis. Forvunnet e-post med virksomhetskritisk informasjon koster virksomheter enorme summer hvert år. Hvordan skal du håndtere den økende mengden informasjon som utveksles på e-post, på en sikker og lovlig måte? Software Innovation har løsningene.

Hvorfor er e-posthåndtering viktig for deg?

Informasjon verdt milliarder forsvinner årlig. Dette viser en undersøkelse gjennomført av Norstat i 2007 på vegne av Software Innovation. Undersøkelsen viser videre at bedrifter regelmessig bruker e-post til forretningskritisk informasjon, men at under halvparten av virksomhetene har rutiner for hvordan lagring av e-post skal foregå. Dette medfører at mye informasjon går tapt enten ved at det slettes, eller ved at det rett og slett ikke kan gjenfinnes når det er bruk for det.

Nye krav til e-posthåndtering

Kravene til håndtering av e-post og elektronisk informasjon blir strengere som en konsekvens av innføringen av nytt regelverk sommeren 2008, og de færreste virksomheter har tatt inn over seg hva dette vil innebære. Det nye regelverket kalles gjerne “EuroSox”, og er i praksis EUs 4. og 8. direktiv (Revisjonsdirektiv/Regnskapsdirektiv). Disse nye regelverkene vil supplere allerede eksisterende krav, og vil føre til enda strengere krav til kontroll på virksomhetskritisk informasjon. Dette vil gjelde alle private virksomheter.

Og er du sikret at du finner siste versjon? Hva om viktige kontrakter eller lignende kommer på avveie eller blir mistet? Hvor kritisk er du til hvilke e-poster og vedlegg du sletter når e-postkontoen er full, og du må frigjøre plass fort for å få mottatt eller sendt e-post? Og er det opp til hver enkelt ansatt å vurdere hva som skal slettes?

Kontakt oss for å finne en løsning for e-posthåndtering som er tilpasset din virksomhets behov.

 
Hvorfor e-posthåndtering?
For å tilfredsstille offentlige myndigheters krav til håndtering av informasjon
For å styrke egen situasjon i rettslige tvister gjennom kontroll på egen dokumentasjon, for eksempel i forhold til opphavsrettigheter eller når det har skjedd endring i avtaler
For å ta eierskap til egen informasjon. Hvem eier den egentlig? Hver og en av de ansatte eller virksomheten? Hva skjer med informasjon/historikk når en ansatt slutter? 
For å vise verdi, ryddighet og synliggjøring av sunn drift i forbindelse med situasjoner som oppkjøp, fusjoner, fisjoner og lignende.
Fordi det er tidsbesparende. Undersøkelser viser at medarbeidere daglig bruker 15 % av arbeidstiden sin på å lete etter informasjon laget av andre eller dem selv. 
For å ha dokumentasjonskontroll for å styre tilgang til informasjon, hindre uønsket sletting av data, situasjoner med manipulasjon av data og risiko ved utro tjenere.
Legge til rette for enklere gjenfinning og deling av informasjon
Mer effektiv og bedret kundebehandling

Kontakt oss

Cecilie Vanem

tlf: 411 00 009