Innen eforvaltning er saks- og dokumenthåndteringssystemer selve ryggraden. Det er tversgående systemer som håndterer informasjon og dokumenter fra ”vugge til grav”. Innen det offentlige må systemet også tilfredsstille spesielle krav fastsatt av Riksarkivaren i NOARK-krav og Statens generelle krav (SGK-krav), ved at det ivaretar støtte for journalisering, arkivering og saksgang.
Sentral funksjonalitet i et elektronisk saks- og dokumenthåndteringssystem er:
- Elektronisk dokumenthåndtering, det vil si elektronisk registrering og lagring av dokumentene (skannede eller egenproduserte), samt søk for gjenfinning
- Elektronisk journalisering, det vil si elektronisk lagring av opplysninger om saker og dokumenter (for eksempel mottakelsesdato, avsender med mer), samt søk for gjenfinning denne informasjonen
- Elektronisk saksstyring, det vil si at systemet understøtter selve saksforløpet og arbeidsflyten mellom saksbehandlerne og andre i organisasjonen som er involvert i saksbehandlingen, for eksempel en seksjons- eller avdelingsleder
Skaper gevinster i offentlig sektor
Et saks- og dokumenthåndteringssystem er et meget sentralt ledd i omstillingsarbeidet i offentlige sektor med fokus på effektivisering av saksgang og ressursstyring, tilrettelegge for kunnskapsdeling og å gi bedre service til innbyggere, næringsliv og andre offentlige virksomheter. Størst blir da også gevinstene av systemet når det integreres med fagsystemer og saks- og dokumenthåndteringssystemer i andre forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter, og når det henger sammen med prosesser helt ut til virksomhetsportalene mot innbyggere, næringsliv eller kunder.
En ledende leverandør
Internasjonale undersøkelser, blant annet i EUs regi, stadfester at det er de skandinaviske landene leder an i arbeidet mot en bærekraftig elektronisk forvaltning. Software Innovation har i over 20 år vært en meget sentral leverandør til det offentlige. Dette samarbeidet har lært oss ”beste praksis” og gitt oss den nødvendige kompetansen til å skape brukervennlige, fleksible og fremtidsrettede løsninger for våre kunder.
Public 360°
Vår bransjeløsning for offentlig sektor, Public 360°, kombinerer elektronisk dokumenthåndtering og arkiv med avansert funksjonalitet for saksbehandling og relasjonshåndtering. Dette gjør Public 360° til en unik plattform for løsninger i offentlig sektor, der internt effektivitet og god service overfor innbyggerne står i sentrum. Løsningen svært brukervennlig ved at den tar utgangspunkt i de kontorstøtteverktøy og det brukergrensesnitt som brukerne er vant til å arbeide i. Les mer om Public 360°