Dokumenthåndtering og arkivering er helt avgjørende for at din virksomhet skal overholde offentlig regelverk som NOARK og EuroSOX, og for å sikre lagring og deling av informasjon og kunnskap på tvers av organisasjonen.
Mengden av e-post og annen kommunikasjon, og utveksling av skriftlig dokumentasjon øker formidabelt. Bruk av e-postmapper og filservere som virksomhetens arkiver er ikke godt nok for å møte disse utfordringene. Versjonshåndtering blir ikke ivaretatt på en tilfredsstillende måte og mulighetene for søk og gjenfinning er svært begrenset. En felles arkivstruktur hvor dokumenter kan lagres i rett sammenheng er ofte ikke til stede.
Erfaringer har vist at innføring av systemer for dokumenthåndtering og arkiv som separate applikasjoner på brukerens desktop, ikke blir vellykket. Brukerne ønsker ikke enda et system å forholde seg til – de vil ha funksjonalitet for arkivering og dokumenthåndtering tilgjengelig som integrerte funksjoner i sine eksiterende dataverktøy.
Med Office Document Manager 360° får organisasjonen et fleksibelt og moderne verktøy for arkivering og håndtering av e-post og dokumenter. Brukerne har tilgang til alle funksjonene direkte fra velkjente miljøer som Microsoft Outlook og Office, eller fra en portal basert på SharePoint.
Egenskaper
- All funksjonalitet for dokumenthåndtering og arkivering tilgjengelig fra menyene i Outlook og Office
- Produser flettede dokumenter fra maler og metadata
- Arkiver mottatt e-post med dra-og-slipp inn i arkivmapper i Office Document Manager 360°, og bruk standard regler i Outlook for automatisk arkivering
- Arkiver utgående e-post med automatisk knytning mot de riktige kontaktene og prosjektene
- Arkiverte dokumenter kan legges ved som hyperlinker i utgående e-post
- Dokumenter og e-post kan knyttes til interne og eksterne kontakter og prosjekter, for å skape god oversikt og enkel gjenfinning
- Modifiser profiler for dokumenter og arkiv i henhold til dine behov
- Systemet kan utvides med tilleggsmoduler for dokumenthåndtering, saksbehandling, relasjonshåndtering og samhandling
- Enkel installasjon og enkelt oppsett
- Bygget på det nyeste av Microsoft Office og SharePoint-teknologi
- Avansert tilgangskontroll