Idag är 97-98 procent av alla nyproducerade handlingar elektroniska och ungefär 80 procent av alla gamla handlingar har gjorts tillgängliga i systemet.
– Det här är vi jättestolta över, säger Agne Kristoffersson, systemförvaltare och drivkraft bakom Malmö stads nya dokument- och ärendehanteringssystem DocuLive Ärende 4.2 version 2, som är det fullständiga namnet.
På frågan om vilken som är den största nyttan med systemet blir svaret tillgängligheten till informationen.
- Den tid som tidigare lades ner på att leta handlingar kan vi nu lägga på beredningen, vilket kommer att kunna avläsas i högre kvalitet i ärendeberedningen, säger Agne Kristoffersson.Men han ser även alla andra fördelar med systemet: sökfunktionen som tillåter att man kan skräddarsy sin fråga och få upp i stort sett bara det dokument man efterlyser är en funktion som han betecknar som ”enorm”.
Den höga tillgängligheten och systemets driftssäkerhet är andra tunga kriterier som gör honom stolt.Projektet startade redan 1998 då kommunstyrelsen beslutade att införa ett fullständigt dokument- och ärendehanteringssystem, som skulle kunna användas av alla förvaltningar i Malmö, därmed också stadens politiker. Det första steget för ett dokument som ska in i kommunens administration är att bli registrerat i diariesystemet. Det var en enkel sak. Den stora utmaningen för systemutvecklarna blev hur man i den modul för nämndsadministration som utvecklades skulle presentera arbetsdokument för politikerutan att de betraktades som allmänna handlingar.
– En handling som registreras i systemet förutsätts nämligen vara allmän, men eftersom politikerna skulle kunna hämta sina handlingar via det elektroniska ärendehanteringssystemet fick vi problem med hur vi skulle göra meddokument som till exempel för kommunstyrelsens arbetsutskott endast var arbetsdokument, dvs. handlingar som inte kunde betraktas som allmänna, berättar Kristoffersson.
Det löses genom att man i systemet sätter upp åtkomstgrupper, som efterhand i beredningsprocessen ger behöriga läsrättigheter till arbetsdokumenten. När de har blivit godkända i arbetsutskottet diarieföres de.
Skräddarsydd modul för nämndsadministrationModulen för nämndsadministration hanterar allt som berör ärenden som ska upp i politiska nämnder, bland annat producerar modulen automatiskt föredragningslistor för nämndsammanträden med alla diarienummer, ärendemeningar etc. Inga ärenden faller mellan stolarna.
Spårbarheten, till exempel när det gäller ändringar i ärenden, är hundraprocentig och politikerna kan genom inloggning till intranätet själva hämta alla handlingar som de berörs av. Detta kan dessutom anpassas till varje förvaltnings sätt att arbeta.
– Vi har hela tiden strävat efter ett system som vi kan sätta upp på olika sätt. Nu tycker varje förvaltning att de får ett system som är skräddarsytt just för dem, avslutar Kristoffersson
Systemet infördes först på stadskontoret i maj förra året. Idag finns dokument- och ärendesystemet hos 16 förvaltningar med ca 1000 användare.